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Die Entsendung von Mitarbeitern nach Belgien kann für deutsche Unternehmen zahlreiche steuerliche und rechtliche Fragen aufwerfen. Besteht eine Meldepflicht bei der Entsendung von Mitarbeitern nach Belgien? Was ist die Limosa-Meldung? Welche arbeits- und steuerrechtlichen Bestimmungen gelten bei der Entsendung von Mitarbeitern nach Belgien? Unsere Anwälte sind auf die verschiedenen Themen im Zusammenhang mit einer grenzüberschreitenden Entsendung spezialisiert und unterstützen Sie gerne bei Ihrer Entsendung nach Belgien.
Das Leistungsspektrum deutscher Unternehmen in Belgien umfasst zunehmend die grenzüberschreitende Erbringung von Dienstleistungen wie Montage-, Reparatur- und Wartungsarbeiten sowie die Ausführung von Bauleistungen. Wenn Sie Ihre Dienstleistungen grenzüberschreitend anbieten, können Sie dafür eigene Arbeitnehmer einsetzen. Diese Arbeitnehmer werden dann „entsandt“, d.h. sie werden von ihrem Arbeitgeber zur Erbringung von Dienstleistungen in einen anderen EU-Mitgliedstaat entsandt als den, in dem sie normalerweise arbeiten.
Die Erbringung von Dienstleistungen in Belgien ist an verschiedene rechtliche, steuerliche und administrative Bedingungen geknüpft. Für deutschsprachige Unternehmen, die Mitarbeiter zur Ausführung von Aufträgen nach Belgien entsenden, bieten wir zum einen (steuer-)rechtliche Beratung. Andererseits übernehmen wir auch alle praktischen Schritte, die mit der Abwicklung der Entsendevorschriften verbunden sind. Hier hat sich im Laufe der Jahre ein Schwerpunkt im Bereich der Bau- und Montagearbeiten herausgebildet.
Bei der Entsendung von Arbeitnehmern aus Deutschland nach Belgien sind u.a. folgende Punkte zu beachten.
1. Sozialversicherung
Nach europäischem Recht unterliegt ein Arbeitnehmer grundsätzlich dem Sozialversicherungssystem des Landes, in dem er arbeitet (sog. „Beschäftigungslandprinzip“). Die Entsendung stellt jedoch eine Ausnahme von diesem Grundsatz dar, d.h. unter bestimmten Voraussetzungen bleibt das Sozialversicherungssystem des Entsendestaates anwendbar.
2. Arbeitsrecht
Weiterhin ist das anwendbare Arbeitsrecht zu beachten. Bei der Entsendung von Arbeitnehmern nach Belgien ist zwar nicht zwingend ein Vertrag nach belgischem Recht abzuschließen, jedoch sind die zwingenden Schutzvorschriften des belgischen Arbeitsrechts sowie die Bestimmungen der für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträge (Arbeitszeit, Mindestlohn, Zulagen, Arbeitssicherheit etc.) zu beachten. Bei Einsätzen, die länger als 12 Monate dauern, gelten bis auf wenige Ausnahmen sogar alle belgischen Arbeitsbedingungen.
Die belgische Sozialinspektion kontrolliert die Einhaltung der geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften und ahndet Verstöße. Zu diesem Zweck müssen Unterlagen vorgelegt werden, die die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften belegen (Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen, Zahlungsnachweise, Stundenzettel usw.) und ein Ansprechpartner für die Kontrollbehörden benannt werden. Die Nichteinhaltung der Entsendebedingungen oder der arbeitsrechtlichen Vorschriften wird mit hohen Bußgeldern geahndet. Bei schwerwiegenden Verstößen droht sogar die Schließung der Baustelle.
Einen Überblick über die wichtigsten Bestimmungen des belgischen Arbeitsrechts finden Sie auf der Seite Personal in Belgien.
3. Entsendungsbedingungen
Vor der Entsendung von Arbeitnehmern nach Belgien müssen verschiedene Entsendebedingungen erfüllt werden. Ziel dieser Bedingungen ist es, Sozialdumping zu verhindern. Zum Beispiel müssen Sie in Deutschland ein A1-Formular beantragen, um nachzuweisen, dass die Arbeitnehmer weiterhin der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Mit diesem A1-Formular müssen Sie dann in Belgien eine Limosa-Meldung einreichen, um die belgischen Behörden darüber zu informieren, dass Ihre Arbeitnehmer vorübergehend in Belgien arbeiten werden. Die Meldung muss vor dem ersten Arbeitstag in Belgien erfolgen. Für Tätigkeiten auf Baustellen gelten in Belgien weitere Besonderheiten, wie Checkin@work und Construbadge.
Da die Einhaltung der Entsende- und Meldepflichten häufig einen Vorlauf von mindestens zwei Wochen erfordert, sollten sich deutsche Unternehmen rechtzeitig vor dem Einsatz über die Entsende- und Meldepflichten, die hierfür erforderlichen Unterlagen sowie die in Belgien geltenden Arbeitsbedingungen informieren.
4. Steuerliche Folgen der Entsendung
Die Entsendung kann auch steuerliche Auswirkungen für den Arbeitnehmer haben, der aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens für die in Belgien geleisteten Arbeitstage in Belgien einkommensteuerpflichtig sein kann. Für die belgischen Arbeitstage gilt dann in Deutschland eine Lohnsteuerfreistellung und im Rahmen der deutschen Steuererklärung sind die auf Belgien entfallenden Einkünfte im Rahmen des sog. Progressionsvorbehalts anzugeben. Die Freistellung wird jedoch nur gewährt, wenn ein Nachweis über die Besteuerung in Belgien erbracht wird (belgische Steuererklärung oder Steuerbescheid). Es ist wichtig, sich im Voraus darüber Gedanken zu machen, um spätere Überraschungen zu vermeiden.
Längere Entsendungen und häufige Arbeitnehmerentsendungen können auch eine Steuerpflicht des entsendenden Unternehmens in Belgien auslösen. So kann eine Entsendung nach Belgien aufgrund des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Belgien und Deutschland dazu führen, dass das deutsche Unternehmen den belgischen Gewinn in Belgien versteuern muss. Dies wird in der Regel als unangenehm empfunden, es gibt aber oft Möglichkeiten, eine solche steuerliche Betriebsstätte zu vermeiden. Dies sollte bei der Gestaltung der Entsendekonstruktion berücksichtigt werden.
Darüber hinaus ist bei der Ausführung von Arbeiten in Belgien auch auf die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung von Lieferungen und sonstigen Leistungen zu achten. Es kann erforderlich und/oder sinnvoll sein, eine belgische Umsatzsteuernummer zu aktivieren, was bedeutet, dass Sie unter Umständen belgische Umsatzsteuer in Rechnung stellen und Umsatzsteuererklärungen in Belgien einreichen müssen.
Weitere Informationen zu den steuerlichen Folgen einer Entsendung finden Sie auf der Seite Steuerrecht.
Wir haben für unsere Mandanten eine Entsendeübersicht erstellt, die die aktuellen Entsendebedingungen, arbeitsrechtlichen Bestimmungen, sonstigen Meldepflichten sowie die steuerlichen Rahmenbedingungen zusammenfasst, die Sie beachten müssen, wenn Sie als deutsches Unternehmen Ihre Mitarbeiter für einen bestimmten Auftrag nach Belgien entsenden möchten. Die Übersicht basiert auf unseren Erfahrungen mit Entsendungsfragen, mit denen wir fast täglich konfrontiert werden.
Wir können für Sie die Limosa-Meldung in Belgien vornehmen und Sie auch zum belgischen Arbeitsrecht beraten. Schließlich unterstützen wir Sie bei allen Fragen im Zusammenhang mit den steuerlichen Folgen der Entsendung (sowohl in Bezug auf die Körperschaftsteuer als auch auf die Lohnsteuer und die Umsatzsteuer).
Bei Bedarf und auf Wunsch entlasten wir Ihr Unternehmen gemeinsam mit unseren Partnern auch von administrativen Aufgaben (siehe Compliance), die mit einer Entsendung verbunden sein können, wie die Lohn- und Finanzbuchhaltung.
5. Lohnbuchhaltung
Wenn Ihre entsandten Mitarbeiter in Belgien einkommensteuerpflichtig sind, kommt es zu einem Salary Split. In diesem Fall wird das in Deutschland verdiente Gehalt in Deutschland versteuert, während das in Belgien – während der Entsendung – verdiente Gehalt in Belgien versteuert wird. Bei einem Salary Split müssen Sie für die Gehaltsabrechnung mit einem sog. Sozialsekretariat (Lohnbüro) in Belgien zusammenarbeiten. Dieses erstellt die Gehaltsabrechnungen für das in Belgien verdiente Gehalt und kümmert sich um die Abführung der Lohnsteuer an die belgischen Finanzbehörden.
Eine enge Verbindung zwischen uns und dem Lohnbüro ist vor allem bei grenzüberschreitenden Lohnproblemen von Vorteil. Unser Lohnbuchhaltungspartner unterbreitet Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot.
6. Buchhaltung
Ähnliches gilt für die Körperschaftsteuer und die Umsatzsteuer: Wenn Ihr Unternehmen Körperschaftsteuer auf belgische Gewinne zahlen oder eine belgische Umsatzsteuernummer aktivieren muss, müssen Sie mit einem belgischen Buchhalter bzw. Steuerberater zusammenarbeiten. Dieser reicht die Körperschaftsteuererklärung und/oder die Umsatzsteuererklärung für Ihr Unternehmen in Belgien ein. Er kann auch die Einkommenssteuererklärungen für die Löhne und Gehälter, die Ihre Mitarbeiter in Belgien verdienen, erstellen und einreichen. Unser Buchhaltungspartner unterbreitet Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot.
Sie haben Fragen?
Haben Sie Fragen zur Entsendung Ihrer Mitarbeiter nach Belgien? Zögern Sie nicht, unseren deutschsprachigen Entsendespezialisten Marco Wirtz zu kontaktieren. Per E-Mail an m.wirtz@euregio.law oder telefonisch unter +32 11 29 47 01.
